Chi ha mai detto che organizzare un evento deve essere costoso?

L’organizzazione di eventi, che sia svolta da un’azienda, da un ente privato o da un’istituzione pubblica, è un’attività molto importante per la valorizzazione di un territorio, di un’azienda o di un prodotto. Ognuna di queste iniziative è infatti un’occasione dove produttori, ristoratori, albergatori e prodotti possono mettersi in vetrina, mostrando cioè che possono offrire.

Street_food_truck_Seattle_WashingtonIl primo principio da tenere presente quando si pensa ad un evento è che esistono una miriade di alternative possibili, non fatevi quindi limitare pensando che esistano canoni o format ben precisi che bisogna per forza rispettare, l’unico limite è la vostra fantasia!

Il secondo principio da tenere ben presente è che se la vostra fantasia non deve avere limiti, allo stesso tempo dovete seguire in modo ferreo due regole cardine: buon senso e organizzazione. Non potete pensare di invitare grandi personaggi o piazzare una ruota panoramica nel bel mezzo dell’area della manifestazione, solo perché è scenografica e l’idea vi piace, perché non vi costerà poco.

Per creare un evento di successo bisogna offrire al pubblico informazioni, cibo e svago, soprattutto se si tratta di un evento in cui verranno famiglie con bambini, e per farlo non servono cose complicate. In futuro analizzeremo nel dettaglio ognuno di questi punti e tenterò di darvi idee e spunti, naturalmente senza dimenticare attività fondamentali come la sua pubblicizzazione e la sua comunicazione, essenziali per il successo dell’evento.

Quello su cui voglio soffermarmi oggi è forse il primo timore quando si parla dell’organizzazione di eventi: la difficoltà ad iniziare per paura di spendere troppo.

Uno dei primi timori quando si pensa alla realizzazione di un evento sono infatti i costi. Spendere tanto però non è indispensabile. Basta avere ben chiara fin dall’inizio la propria idea di budget e regolare tutto l’evento su di esso, e non fare il contrario. Ricordate sempre poi che anche in questo tipo di iniziative le sinergie sono fondamentali e possono portarvi a risparmiare molti soldi. Parlo sia di sinergie tra enti e comuni, sia tra realtà produttive.Promuovere un territorio, un prodotto o una tradizione artigiana/alimentare che contraddistingue un area geografica è qualcosa che va sicuramente al di là di una singola realtà. Può coinvolge più realtà quindi perché fare qualcosa da soli quando è possibile farlo insieme ottenendo le sinergie che servono, o in certi casi i fondi mancanti.

OLYMPUS DIGITAL CAMERANon parlo solo di sinergie tra realtà simili, il coinvolgimento può essere trasversale e anzi è proprio questo genere di approccio che può portarvi e vare risposta a tutte le necessità del vostro evento senza sborsare soldi ma ottenendo il coinvolgimento diretto di differenti realtà produttive del vostro territorio. Sponsor che invece di elargire soldi offrirebbero la propria mano d’opera ognuno nel proprio campo specifico.

Certo tutto questo vi richiederà molto più lavoro, far andare d’accordo più teste è più difficile che fare tutto seguendone solo una, specialmente in Italia, ma a meno che non abbiate i fondi sufficienti la scelta sarà obbligata, per non parlare poi del ritorno economico e d’immagine che ne avrebbe tutto il territorio e tutte le realtà coinvolte

Il messaggio che vorrei trasmettervi è che, per creare qualcosa di buono non sono necessari molti soldi, anzi spesso più ce ne sono più è facile sbagliare; bisogna crederci, avere determinazione, stabilire sinergie e collaborazioni ma soprattutto avere una tabella di marcia che dovrà divenire la vostra bibbia durante tutta la fase di preparazione e avvicinamento.

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